為規(guī)范公司基本建設(shè)工程項目中勘察檔案資源的歸檔管理,確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性,特制定本實施細則。本細則適用于公司基本建設(shè)工程項目涉及的勘察階段檔案管理活動。
一、歸檔范圍
建設(shè)工程勘察檔案歸檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容:
- 勘察任務(wù)書及委托合同;
- 勘察工作方案與技術(shù)設(shè)計文件;
- 現(xiàn)場勘察記錄、測繪數(shù)據(jù)及原始資料;
- 巖土、水文地質(zhì)試驗報告與分析結(jié)果;
- 勘察成果報告及圖件(包括地質(zhì)剖面圖、勘探點平面布置圖等);
- 勘察階段相關(guān)的審批文件與會議紀要;
- 其他與勘察活動相關(guān)的文檔、影像資料。
二、歸檔要求
- 檔案材料需真實、完整、準(zhǔn)確,不得涂改或偽造。
- 紙質(zhì)文檔應(yīng)使用耐久性材料,電子文檔須采用通用格式并備份存儲。
- 歸檔文件應(yīng)編制清晰目錄,標(biāo)注項目名稱、勘察單位、日期等基本信息。
- 歸檔工作應(yīng)在勘察活動完成后15個工作日內(nèi)完成,由項目負責(zé)人審核確認。
三、管理職責(zé)
- 項目管理部門負責(zé)組織勘察檔案的收集、整理與初步審核。
- 檔案管理部門負責(zé)歸檔文件的接收、分類、編號與長期保管。
- 勘察單位須配合提供完整檔案材料,并確保其符合公司標(biāo)準(zhǔn)。
四、保管與利用
- 勘察檔案應(yīng)存放于專用檔案室,具備防火、防潮、防蛀措施。
- 電子檔案需定期檢查與遷移,防止數(shù)據(jù)丟失。
- 檔案借閱需辦理審批手續(xù),嚴格保密,非授權(quán)人員不得訪問。
五、附則
本細則自發(fā)布之日起實施,原有規(guī)定與本細則不一致的,以本細則為準(zhǔn)。解釋權(quán)歸公司檔案管理部門所有。